Como controlar contratos de aluguel (e não ser pego de surpresa)

Contrato de locação é um documento parado com três datas vivas dentro dele: o dia do vencimento, o mês do reajuste e a data de término. Quem administra poucos imóveis guarda isso de cabeça. Quem administra vinte, não — e o esquecimento sempre custa dinheiro.

As três datas que precisam estar num lugar só

• Vencimento mensal: define quando a parcela nasce e quando ela vira atraso.
• Aniversário do contrato: define quando o reajuste pode ser aplicado.
• Término: define quando você precisa decidir entre renovar, encerrar ou deixar prorrogar.

A terceira é a que mais escapa, porque ela só importa uma vez a cada tantos anos — e é justamente por isso que ninguém lembra dela.

Vencendo não é vencido

Vale separar os dois estados. Um contrato "vencendo" é aquele cuja data de término está próxima e ainda dá tempo de decidir. Um contrato "vencido" já passou e virou prorrogação por prazo indeterminado — o que muda as regras de aviso prévio e desocupação.

Um painel útil mostra os que estão vencendo com antecedência suficiente para agir, não uma lista do que já aconteceu.

Encerramento também é dado

Quando o contrato acaba, três coisas precisam acontecer juntas: parar de gerar parcela, marcar o imóvel como disponível e abrir o período de vacância. Se alguma delas fica para depois, o número da sua carteira fica errado — o imóvel vazio continua contando como alugado, e a vacância real desaparece do histórico.

Documento anexado ao contrato, não à pasta

O contrato assinado, o laudo de vistoria e o comprovante de seguro precisam estar presos ao contrato, não numa pasta por nome de pessoa. É a diferença entre achar em cinco segundos e reconstruir a história depois.

No Estate Pilot, o que você anexa ao contrato fica disponível também para o inquilino no portal dele — o que elimina boa parte dos pedidos de "me manda de novo o contrato".